Die Location ist gebucht, das Catering bestellt, die Einladung raus – und dann sagen nur sechs von zwanzig Leuten zu. Kennt ihr das? Dann seid ihr nicht allein.
Geringe Beteiligung liegt selten daran, dass euer Team keinen Bock auf Gemeinschaft hat. Meist passt etwas anderes nicht: der Zeitpunkt, das Format, die Ansprache oder schlicht das Gefühl, dass die Veranstaltung "von oben" kommt. Die gute Nachricht: Genau an diesen Stellschrauben könnt ihr drehen. Hier sind zehn Ideen, die ihr direkt beim nächsten Event ausprobieren könnt.
Menschen kommen eher zu Events, die sie selbst mitgestaltet haben. Startet eine kurze Umfrage mit drei bis vier konkreten Optionen – etwa Escape Room, Kochkurs, Alpaka-Wanderung oder entspannter Grillabend – und lasst abstimmen.
Zusätzlich lohnt sich eine anonyme Umfrage einmal im Jahr, in der eure Kolleg:innen Wünsche und Ideen äußern können. So habt ihr immer frische Optionen für die nächste Abstimmung.
Nicht jede:r fühlt sich beim Karaoke wohl. Wechselt zwischen aktiven, ruhigen und kreativen Formaten: mal ein Kletterausflug, mal ein Pub-Quiz, mal ein Workshop zum Töpfern. Bei größeren Events helfen parallele Stationen, an denen sich jede:r das Passende aussuchen kann.
Freitagabend um 19 Uhr ist für Eltern, Pendler:innen und Menschen mit Hobbys oft schwierig. Dazu kommt: In vielen Teams ist der Freitag ein Homeoffice-Tag – wer extra ins Büro fahren müsste, bleibt lieber zu Hause. Legt Events deshalb auf einen Tag, an dem ohnehin möglichst viele vor Ort sind.
Probiert Events in der Arbeitszeit aus – ein gemeinsames Mittagessen, ein Nachmittag draußen oder ein "Teamtag" statt Feierabend-Termin. Fragt im Zweifel per Terminumfrage ab, wann die meisten können, und kommuniziert den Termin mindestens drei bis vier Wochen vorher. Gerade vor Weihnachten lohnt sich frühes Planen: Wer im Dezember gemeinsam über den Weihnachtsmarkt bummeln will, sollte den Termin schon im Oktober festzurren – bevor die Kalender voll sind.
Und wenn ein Event doch mal nach Feierabend stattfindet: Klärt vorab transparent, ob die Zeit als Arbeitszeit zählt oder ausgeglichen wird. Diese Frage entscheidet für viele, ob sie dabei sind.
Ein Event, bei dem Alkohol im Mittelpunkt steht, schließt schnell Leute aus. Gleiches gilt für körperlich fordernde Aktivitäten oder Locations ohne Barrierefreiheit. Achtet auf vegetarische und vegane Optionen, alkoholfreie Drinks mit Anspruch und Aktivitäten, bei denen alle mitmachen können. Fragt bei der Anmeldung offen nach Bedürfnissen.
In hybriden Teams fühlen sich Remote-Mitarbeitende bei Büro-Events schnell außen vor. Plant entweder echte Hybrid-Formate – etwa ein Online-Quiz oder ein Tasting mit vorab verschickten Boxen – oder ladet gezielt zu Präsenz-Events ein und unterstützt bei Anreise und Übernachtung.
Eine nüchterne Kalendereinladung mit dem Betreff "Teamevent" geht zwischen Meetings und Mails schnell unter. Gebt eurem Event einen Namen und beantwortet in der Einladung die Fragen, die sich alle stellen: Was erwartet mich, wer ist dabei, muss ich etwas mitbringen? Kündigt das Event zusätzlich persönlich an, etwa im Team-Meeting oder im Chat. Ein, zwei kurze Erinnerungen in den Tagen davor, gern mit Fotos vom letzten Event, halten es im Gespräch.
Kleine Extras machen einen Unterschied: ein richtig gutes Essen, eine besondere Location oder eine Aktivität, die man privat nicht so einfach machen würde. Auch gemeinsames Engagement wirkt stark – etwa ein Social Day, an dem ihr als Team ein soziales Projekt unterstützt. Wichtig: Der Anreiz soll Lust machen, nicht Druck aufbauen.
Wenn die Teamleitung kurz vorbeischaut und um 18 Uhr wieder geht, sendet das ein klares Signal. Ermutigt Führungskräfte, wirklich dabei zu sein, mitzumachen und das Event vorher aktiv zu bewerben. Genauso wichtig: Sie sollten deutlich machen, dass die Teilnahme freiwillig ist und niemand Nachteile hat, wenn es mal nicht passt.
Gerade neue oder introvertierte Kolleg:innen tun sich schwer, allein zu einem Event zu kommen. Ein Buddy-System hilft: Jede:r Neue bekommt eine Ansprechperson, mit der sie oder er gemeinsam hingeht. Kurze, lockere Kennenlern-Spiele zum Start brechen das Eis, ohne jemanden vorzuführen.
Nach dem Event ist vor dem Event. Fragt in zwei, drei kurzen Fragen nach, was gut lief und was nicht. Teilt die Ergebnisse mit dem Team und benennt konkret, was ihr beim nächsten Mal ändert. So merkt euer Team, dass seine Meinung zählt – und die Beteiligung wächst von Mal zu Mal.
Volle Teamevents entstehen, wenn sich Mitarbeitende gesehen, gefragt und willkommen fühlen. Ihr müsst nicht alle zehn Ideen auf einmal umsetzen. Pickt euch zwei oder drei heraus, probiert sie beim nächsten Event aus und schaut, was bei eurem Team funktioniert.
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